効率的な時間管理のためのヒント

時間管理とは?

哲学者のセネカでさえ、「私たちには時間が少なすぎるのではなく、適切に使用されていない時間が多すぎる」と述べています。そして、これこそが、時間管理の改善であり、重要なタスクが満たされるように、利用可能な時間を管理および割り当てることです。

行ったことがない人はいますか?どれも重要に思えるタスクの山に溺れていて、どこから始めればいいのかわからない。しかし、適切なアプローチをとれば、このハードルを乗り越えることができます。

まず第一に、小さな目標やタスクだけでなく、大きくて優れた目標を定義する必要があります。これらを指定してしまえば、正確なタイムスケジュールを含むToDoリストを準備するのがはるかに簡単になります。リストの設定は、今後の時間管理の基礎となります。

まず最初に - 目標を定義する

計画は目標の設定に基づいているため、これらの目標は効率的な計画の基本的な前提条件です。目標の定義は多岐にわたります。目標の設定には、たとえば、会社の目標、チームの目標、仕事の目標、およびそれらから導き出されるサブ目標が含まれます。仕事上の目標に加えて、毎週の計画に不可欠な個人的な目標も定義できます。これらの目標に基づいて、ALPENメソッドを使用してToDoリストを作成できます。

ALPEN法による効率的なToDoリスト

ALPEN法は、作業を整理するために日次または週次の計画を立てるのに役立つ方法です。この計画は、新しい週や一日をエネルギーに満ち溢れた形で組織的に始めることができるように、前日の夜に作成するのが最適です。頭字語ALPENは、次のアプローチの略です。

A:計画されたすべての活動、タスク、会議のToDoリスト

L:時間の推定

P : P lanning buffer time (P : P ラニングバッファ時間)

E : 優先順位 付けされた意思決定の確立

N : 成功レベルを下げない

まず、定義された目標を達成するためのすべての活動とタスクが記録され、その後に必要な予想される時間が記録されます。また、バッファ時間を考慮することもお勧めします - 予期しないイベントが発生したり、将来のタスクの時間を過小評価して、いわゆる計画の誤謬の犠牲になったりすることがよくあります。次のステップは、ALPENメソッドで最も重要なステップである意思決定です。どのタスクが重要で、どのタスクが重要でないか、どのアクティビティを委任できるか。重要/重要でない、緊急/緊急でないに分類して、タスクに取り組むことができます。最後に、目標を達成したかどうかを確認します。このようにして、変更を加えて計画を最適化できます。

バッチ処理 - 一緒に属するものを一緒に作業する

時間管理を最適化するもう一つの方法は、バッチ処理です。ここでは、同様のタスクがバンドルされています。たとえば、毎日食事ごとに個別に買い物をする代わりに、毎週買い物をするときに、日常生活でこのツールを使用します。バッチ処理により、基本的な労力が削減され、総作業時間が短縮されます。ALPENメソッドを適用する場合、バッチ処理は最初のステップであるアクティビティの書き留めに適用できます。この時点で、類似した反復的なタスクをすべてマークし、カテゴリにグループ化できます。タスクのパッチワークに直面する代わりに、ブロック単位でタスクに取り組み、1つの特定のタスクに集中することができます。その結果、生産性が向上します。

ポモドーロ時計の刻み方

気を散らさずにタスクに集中し、先延ばしにしていたタスクの山を減らしたいですか?それなら、ポモドーロテクニックがあなたにぴったりかもしれません。この方法では、25分間の集中作業、5分間の休憩、このプロセスを3回繰り返し、さらに長い休憩を取ります。ただし、この方法を柔軟に使用することを忘れないでください - フローにいるときは、作業を続け、その後休憩を取ります。試してみて、自分のリズムを見つけられるかどうか試してみてください。

より効率的な時間管理のための 10 の実用的なヒント

最後に、日常生活や仕事で整理整頓に役立つ最も実用的なヒントをまとめました。

長期目標と短期目標を設定する
すべてを書き留める - これにより、記憶力が和らぎ、集中力が高まります
優先順位を付けた To-Do リストを作成し、バッファ時間を計画する
バッチ処理 - タスクのグループ化
信頼できる人に目標を伝える
カエルを食べる-最初に不快な仕事をし、次に楽しい仕事をしてください
目標を達成したら自分にご褒美をあげる
気が散るものを最小限に抑える: 職場を整頓し、スマートフォンを見えないようにする
個々の毎日のパフォーマンス曲線を考慮してください
習慣を身につける: やりがいのあるタスクは、日常的に行えば行うほど簡単になります

時間管理とは別に、職場でのストレスを予防または対処する方法について、もっとヒントが必要ですか?このブログ記事では、ストレス管理を改善し、さまざまな対処法を適用するお手伝いをします https://timelyhero.com/courses/pinktum/stress-management-mastering-stress-successfully-and-calmly